Ergebnisorientierte Reinigung

Handzettel waren früher. Heute tragen Software und Systeme zu einer effizienten, nachvollziehbaren und ergebnisorientierten Reinigung bei.

Früher gab es in Sachen Reinigung eine starke Frequenzorientierung. Ein Büro wurde beispielsweise drei Mal in der Woche gereinigt, ganz egal, ob das überhaupt nötig war oder nicht. Das war nicht unbedingt kosteneffizient. «Vor etwas mehr als zehn Jahren begann man deshalb mit dem Ansatz einer ergebnisorientierten Reinigung oder einer Sichtreinigung », sagt Roger Giger, COO der Vebego Services AG. «Man reinigte nur noch, wenn es nötig war. Das Problem, das dann auftauchte: die Messbarkeit war nicht mehr wirklich gegeben. Es gab immer wieder Diskussionen, ob der Auftrag der Reinigung überhaupt erfüllt wurde. Bis im Jahr 2007 das Konzept EcoCleaning aufkam. Wir hatten dann zum ersten Mal die Möglichkeit, eine Nachvollziehbarkeit und ein Reporting in die ergebnisorientierte Reinigung zu bringen.»

Von Handzetteln zu Apps
Gebäudereinigung, Sicherheit, Hausverwaltung, Hausmeisterservice, Maschinenmanagement und technische Dienste brauchen eine zuverlässige und anforderungsgerechte Erfassung, Speicherung und Verarbeitung aller relevanten Daten. Das Konzept, das Giger fortan nutzte, baute auf eine webbasierte Software und brachte verschiedene Vorteile mit sich: Erfassen der Arbeitszeit, der Reinigungsleistung und von Schadenmeldungen, dazu Qualitätskontrollen, eine erweiterte Revierplanung sowie Excel- und PDF-Reporte sind einige Beispiele. Weniger Papier sparte Zeit und Geld, schlanke Prozesse und eine Verbesserung der Kommunikation erhöhten die Effizienz, die webbasierte Software bot jederzeit und überall Zugang und für Analysen gab es individuelle Lösungen. «Das gesamte Material der Reiniger kann abgestimmt werden, jede und jeder muss nur noch mitführen, was tatsächlich gebraucht wird», sagt Giger. «Individuelle Barcodes an Türen, Einrichtungen und Geräten ermöglichen eine schnelle und eindeutige Dokumentation von Anwesenheiten, Reinigungen, Objektleiterarbeiten, Arbeitszeiten, Maschineninventar und zusätzlichen Tätigkeiten wie der Aufnahme einer Reklamation per einfachem Scan. Das ermöglicht dem Auftrag- oder Arbeitgeber eine Kontrolle, in welchen Räumen das Personal war. Die früher häufige Diskussion, ob überhaupt jemand dort war oder nicht, entfällt. Im System können die Prüfergebnisse dokumentiert und ausgewertet werden. Dadurch können Tendenzen erkannt und gegebenenfalls Verbesserungen bei der Reinigung abgeleitet werden. Die Reaktionszeiten werden hierdurch wesentlich verkürzt, was sich in gesteigerter Kundenzufriedenheit widerspiegelt. Und durch die nachvollziehbaren Wege konnten wir zusätzliche Optimierungen erreichen.» Barcodes lassen sich einfach wieder ausdrucken, wenn sie verloren gehen, zudem bleiben die historischen Daten immer erhalten und besonders in dieser mehrsprachigen Branche ist es wichtig, dass auch die wichtigsten Sprachen abgedeckt sind und viel mit Piktogrammen gearbeitet wird. Ausserdem können Schadenmeldungen automatisiert werden und man sieht genau, ob der Reiniger einen Schaden bemerkt hat. Ist eine Lampe defekt, kann man sie dank dem Barcode exakt zuordnen. Diese Automatisierung hat sowohl einen preislichen als auch einen qualitativen Vorteil.

Frage der Philosophie
Giger arbeitete eng mit dem Anbieter des eingesetzten Systems, der Firma Kärcher, zusammen und entwickelte es stark weiter. Heute gibt es davon verschiedene Versionen und auch Mitbewerber zogen inzwischen nach und bieten solche Lösungen an. «Zu Beginn mussten die Daten vom Lesegerät noch manuell per USB-Schnittstelle übertragen werden, heute gibt es Apps und sämtliche Informationen sind innerhalb von Sekunden verfügbar», sagt Giger. Ob der Einsatz eines solchen Systems Sinn mache oder nicht, sei primär eine Frage der Philosophie. Es eigne sich nicht unbedingt für alle Unternehmen, aber in gewissen Branchen und Firmen sei es eine Antwort auf viele Fragen und Probleme. Es könne eine leistungsstarke Management Software für das Facility Management sein, mit dem geplant, erfasst und analysiert werden kann. Vielfach werde aber nicht mehr das komplette System angewendet, sondern beispielsweise nur die Software hinsichtlich der Sicherheitsaspekte, der Technical Maintenance, des Hausmeisterservice oder der Public Services. «In vielen Reinigungsbereichen wird die Frequenz derzeit stark reduziert, es gibt heute viele Gebäude, wo Büros noch maximal ein Mal pro Woche gereinigt werden. Nicht einmal der Abfalleimer muss dort noch geleert werden, weil die Mitarbeitenden das selber an einer zentralen Stelle machen müssen.»

Hohe Qualität und Sicherheitsaspekte
Auch wenn diese Lösungen im Schweizer Markt gemäss Giger gut angenommen wurden, sei das Ausland, zum Beispiel Holland, schon deutlich weiter. «Aber überall dort, wo eine hohe Qualität und auch Sicherheitsaspekte wichtig sind, arbeiten wir in der Schweiz schon häufig mit diesem Ansatz», sagt Giger. Diese Bedürfnisse gibt es beispielsweise in Kundenzonen oder in sensitiven Branchen, bei IT-Unternehmen, Versicherungen, Chemiefirmen, der Forschung oder bei Banken. «Nicht zuletzt dadurch, dass die eine oder andere CD aus Banken verschwand, erhielten solche Lösungen Schwung», sagt Giger. «Unser Kunde erhält einen Zugang zum System und sieht, ob jemand im Raum war oder nicht. Wir sehen auch, wer es war und wann es war.»
Auch in einem Spital kann ein solches System sinnvoll sein, weil es zusätzlich viele weitere Details abbilden kann: so lassen sich beispielsweise die Bettenwege nachverfolgen und das Bettenmanagement darüber abwickeln, ausserordentliche Einsatz-Aufforderungen können einfach übermittelt werden oder das System zeigt bei Hygiene- und Desinfektionsproblemen, welche Wege gegangen wurden und wann das Problem aufkommt und wann nicht. «Auch kann es zeigen, welcher Reiniger in welchem Raum tätig war und uns als Auftraggeber deutlich machen, ob allenfalls eine Nachschulung von Mitarbeitenden nötig ist, um die gewünschte Qualität halten zu können», sagt Giger.

Der Feldtest
Ein Spital, das sich derzeit intensiv mit solchen Fragen beschäftigt, ist das Spital Altstätten SG (www.srrws.ch). Es testete zwei verschiedene Systeme, einerseits den Eco!Manager von Kärcher und andererseits SmartView von Diversey Care. Die Auswertungen der Testphase sind zwar noch in Gang, aber Rosmarie Jeger, Leiterin Hauswirtschaft des Spitals, lud Ende Oktober bereits zu einem Event und berichtete von ihren ersten Erfahrungen mit den Systemen: «Ich wollte einen neuen Ansatz und weg von den alten Kontrolllisten. Immer mehr müssen Reinigungskosten auf die entsprechenden Kostenstellen umgelagert werden, die Erfassung und Auswertung ist wichtig, ebenso die Transparenz der Leistungsdaten und natürlich geht es auch um Qualitätsverbesserungen bei den Kontrollen und Auswertungen.» Die Konzepte der beiden getesteten Systeme seien sich durchaus ähnlich, sagt Jeger. Der auffälligste Unterschied sei der Barcode, mit dem Eco!Manager arbeitet und der bei SmartView ein RFID-Tag sei. Ihre ersten Erfahrungen aus der Testphase: «Die modernen Arbeitsmittel machen Spass, die Mitarbeitenden fühlen sich wertgeschätzt, die Konzentration bei jedem Arbeitsschritt stieg spürbar, genauso die Selbstkontrolle.» Ausserdem beobachte sie eine Veränderung in der Systematik: es werde strukturierter gearbeitet, es seien Auswertungen und Rückschlüsse möglich, die bislang nur sehr schwer umzusetzen waren und die Kontrolle der Arbeitsschritte sei viel leichter. «Wir konnten basierend auf diesen Auswertungen bereits mehrere Verbesserungsmassnahmen umsetzen», sagt Jeger.

Veröffentlicht in der Fachzeitschrift “fmpro service” (Dezember 2015).

Zum Original-Beitrag:

Bild: Kärcher